Как выбрать сувениры для мероприятий

Правильно подобранные брендированные подарки и сувениры будут постоянно напоминать о продукции и услугах долгое время после завершения мероприятия. Что нужно учесть и как правильно выбрать сувениры и подарки для гостей события?

Чтобы идти в ногу со временем большинство компаний проводят большое число мероприятий. Внутренние – тимбилдинги и корпоративы, тренинги и учебные курсы. В рекламных целях – промоакции, конкурсы, шоу и фестивали, сотрудничество в качестве спонсора или участника, детские и семейные праздники. Для установления контактов, поиска новых связей – презентации, бизнес-завтраки, тематические форумы и конференции.

Чтобы выделиться, мало разослать коммерческое предложение или сделать каталог. Правильно подобранные брендированные подарки и сувениры будут постоянно напоминать о продукции и услугах, повышать доверие и лояльность после окончания события.

Выбор сувениров и подарков для мероприятий

1. Уместность. Для спортивных соревнований подойдут одежда или рюкзаки с символикой фирмы. Для круглого стола или конференции лучше заказать папки для хранения материалов, блокноты и ручки.
2. Полезность. Сувениром должны пользоваться. Чем больше – тем чаще перед глазами окажется послание компании, дольше рекламное воздействие. Кружка для продвижения полезнее набора шоколада.
3. Качество. Сувенир будет работать на репутацию после окончания мероприятия. Календарь, подставка для канцелярских принадлежностей, органайзер или сумка служат долго. Важно, чтобы это время они сохраняли функциональность и товарный вид. Сувениры увидит большое количество людей, никак не связанных с событием, для которого подарки заказали. Заинтересуются, запомнят и обратятся впоследствии.
4. Оригинальность. Не все захотят носить футболку или портмоне с большим названием магазина или завода. Зато миссия, девиз, созвучные ценностям целевой аудитории, символ или корпоративный персонаж вызовут приятные эмоции, запомнятся. Небольшой логотип в качестве подписи или части рисунка будет органичен.
5. Цена, скидки, наличный и безналичный расчёт. Подарки персональные, элитные готовят небольшими партиями. Они лучше по качеству и стоят дороже. Подойдут для вручения сотрудникам за многолетнюю службу или деловым партнёрам по случаю подписания контракта. Раздавать на массовом мероприятии лучше мелкие недорогие сувениры – брелоки, ручки, флешки, флажки. Удобные условия оформления документов и оплаты, скидки для корпоративных клиентов – важные критерии выбора производителя сувениров.
6. Время изготовления. Иногда на подготовку мероприятия отводится короткий срок, поэтому разумно обратиться к проверенным, хорошо себя зарекомендовавшим производителям.
7. Условия доставки. Стоимость доставки, курьерская или грузовая, каждый день или только в будни, соблюдение сроков важны как на стадии планирования мероприятия, так и во время подготовки к нему.

Важно учитывать, что есть сувениры, которые подойдут к любому мероприятию. Флажки, шары, ленты, бумажные салфетки, пакеты и прочие украшения в стилистике компании можно раздавать на улице или в торговом центре для рекламы, дарить на уличных шоу потенциальным покупателям, разместить на столах перед банкетом, вручать в зоне регистрации во время форума, использовать в декоре помещения.

Подарки для деловых и научных мероприятий

• семинары;
• конференции;
• форумы;
• круглые столы;
• съезды.

Все они проводятся по строгому регламенту. Заранее прописаны время и место проведения, определено расписание, темы, имена спикеров. Выбираются сувениры для конференции в зависимости от того:

• открытое или закрытое событие;
• участвуют филиалы или приглашены дилеры, партнёры.

Удобно, когда при регистрации вручают набор с канцелярскими товарами и носителями информации. Папки-конверты, папки-блокноты сохранят ручки, карандаши, ластики, маркеры, закладки, записные книжки или блокноты. Объединению участников послужат бейджи или значки. Актуальны подставки для визиток или визитницы, держатели для документов, флеш карты, маленькие подставки под кабели и телефоны, планинги. Сувениры можно сложить в сумку или пакет с логотипом. Набор решит проблему, как фиксировать информацию, где хранить материалы.

"File:Wikimedia Ukraine GM 2014 14.JPG"от Anntinomy лицензировано под CC BY-SA 4.0

При разработке полиграфической продукции важно учесть её полезность после окончания события. Буклет с перечнем секций, докладов и спикеров, дополненный контактами и временем работы филиалов, схемами маршрутов, информацией об интересных событиях и акциях, партнёрских программах и проектах прослужит дольше.

Корпоративная символика подходит для кофе-брейка. Нанести её можно на самые разные предметы. Украшенный шарами, флажками и лентами кенди бар, чашки или стаканы, бумажные салфетки в корпоративной стилистике, брендированные чай, печенье и шоколад создадут непринуждённую атмосферу для общения и подчеркнут заботу о деловых и научных партнёрах, сотрудниках и клиентах.

По окончании мероприятия участники могут получить менее официальные сувениры. Брелок для ключей, чехол для карт, открытка или шоколадка поднимут настроение после насыщенного дня. Самое сильное впечатление остаётся от первых и последних слов и действий устроителей. Их будут помнить дольше, чем доклады и тезисы.

Подарки для презентаций, выставок, пресс-конференций

1. Полиграфическая продукция. Каталоги, буклеты, календари, флаеры служат рекламным целям, повышают узнаваемость компании, лояльность клиентов. В них можно вставить пробник или купон на скидку. Цены, описание товаров и услуг актуальны в течение длительного времени.
2. Промо-сувениры. Шары, флажки, шейные платки, бейсболки, браслеты, значки, конфеты и маленькие шоколадки вызывают больше положительных эмоций. Их удобно вручать по одному предмету и в наборе, разыгрывать в конкурсах или отдавать как призы в лотерее.
3. Брендированная продукция. Подходит для тех, кто предлагает товар, а не услугу. Компания может подойти к выбору такого сувенира креативно, обыграть сферу деятельности. Например, турфирма может дарить надувные мячи, строительная – паззл или головоломку с изображением дома.
4. Одежда с символикой. Промоутеры или консультанты выделяются внешним видом: шейные платки или шарфы, рубашки, футболки, бейсболки с логотипом компании. Если акция планируется на улице в холодное время года, тёплые фирменные куртки, перчатки, варежки и шарфы привлекут внимание в толпе, послужат рекламным целям.

Если дополнительно наносить на презенты имена, это повышает шансы, что сувенир не выкинут после получения. Срабатывает двойная функция сувенира. Например, дисконтная карта может быть оформлена как брелок, браслет или обратная сторона бейджа.

Подарки для банкетов, приёмов, развлекательных мероприятий

Приёмы, банкеты и развлекательные мероприятия проводят по случаю праздников, круглых дат, слияния, заключения договоров, крупных контрактов, успешного запуска новой линейки продуктов. Они предназначены для неофициального общения, обмена информацией, сплочения коллектива.

В зависимости от степени официальности и темы различаются сувениры для мероприятий:

• Награды. Самые успешные сотрудники, работники, отметившие юбилей сотрудничества с компанией, получают дипломы, грамоты, памятные сувениры. Это могут быть часы, медали, стелы, плакетки, кубки, интерьерные скульптуры, подарочные наборы. Такие сувениры хранят на рабочем месте. Они повышают статус обладателя, мотивируют окружающих на достижения.
• Тематические. Новогодние подарки, сувениры к 23 февраля, 8 марта, профессиональным праздникам могут быть любыми. Выбор зависит от бюджета компании и фантазии ответственного лица.
• Креативные. Если позволяет неформальный статус мероприятия и запланирована развлекательная программа, сувениры могут быть неформальными и с юмором. Можно индивидуальные, связанные с увлечениями коллектива (набор инструментов, сумка-холодильник для пикника, термос, аксессуары для автомобиля). Или одинаковые: набор косметики, кофе или сладостей, кружки с логотипами, сувениры. В подарках могут отражаться корпоративные ценности (спортивные товары, фиточаи в фирменной упаковке, товары для дома). Если запланирован активный отдых и соревнования, в качестве подарка подойдут спортивные костюмы, сумки и рюкзаки, фонарики, перчатки, термосы, пледы для пикника.

Выбор сувениров достаточно прост: он определяется формой и темой проведения мероприятия, корпоративными ценностями, целями и бюджетом. Приобретать выбранные подарки и сувениры лучше сразу, одной партией - тогда они точно не будут различаться цветом и качеством. Важно также соблюсти уместность подарков, чтобы на деловых и научных мероприятиях они не отвлекали от основной цели встречи, а на развлекательных - не были слишком скучными и обыденными.